Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „ZZOÚ“) informuje Univerzita Hradec Králové subjekty osobních údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány a chráněny jimi poskytované osobní údaje a jaká mají v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů práva (dále jen „Informace“).

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů subjektů údajů, tedy tím, kdo určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj, je Univerzita Hradec Králové, se sídlem Rokitanského 62/26, 500 03 Hradec Králové (dále jen „UHK“, “my”, “náš/naše”).

IČO: 62690094, DIČ: CZ62690094

ID datové schránky: k3xj9dz

UHK je veřejnou vysokou školou univerzitního typu podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách). V rámci svého hlavního poslání vymezeného Statutem UHK svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislosti s ní vědeckou a výzkumnou, vývojovou a inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a s nimi související činnosti.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Na řádný výkon činností v souladu s právní úpravou v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů na UHK dohlíží pověřenec pro ochranu osobních údajů UHK.

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je Mgr. Tomáš Cvrček, e-mail: gdpr@uhk.cz, tel. č. + 420 493 332 534.

Zásady zpracování osobních údajů na UHK

Při zpracování osobních údajů vychází UHK ze základních zásad a principů vyplývajících z GDPR a ZZOÚ, za jejichž dodržování je UHK jakožto správce osobních údajů odpovědná a měla by být schopná dodržování uvedených zásad doložit:

• Zákonnost, korektnost a transparentnost – UHK je povinna zpracovávat osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu, tyto údaje musí zpracovávat otevřeně a transparentně a poskytnout subjektu údajů informace ozpůsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou osobní údaje dále poskytnuty, v případě závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat;
• Omezení účelu – osobní údaje musí být shromažďovány pro určité a legitimní účely anesmějí být zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely;
• Minimalizace údajů – osobní údaje musí být přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, prokterý jsou zpracovávány;
• Přesnost – osobní údaje musí být přesné, z toho důvodu je UHK povinna přijmout veškerá rozumná opatření umožňující zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu osobních údajů;
• Omezení uložení – osobní údaje by měly být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel;
• Integrita a důvěrnosti – technické a organizační zabezpečení osobních údajů, předneoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením.

Kategorie subjektů osobních údajů

Při činnostech zpracování osobních údajů UHK zpracovává osobní údaje zejména těchto subjektů údajů:

• Zaměstnanců univerzity (osoba v pracovněprávním vztahu suniverzitou) nebo jiných spolupracovníků (zejména školitel, spoluřešitel, spoluautor publikace);
• Uchazečů o zaměstnání;
• Uchazečů o studium;
• Studentů univerzity;
• Bývalých studentů univerzity (včetně absolventů);
• Účastníků programu CŽV nebo Univerzity třetího věku;
• Studentů jiné vysoké školy nebo studentů na krátkodobém studijním pobytu na UHK;
• Obchodních partnerů (dodavatelů, odběratelů) a zákazníků;
• Účastníků vědeckých a výzkumných činností;
• Návštěvníků nebo účastníků akce pořádané UHK;
• Účastníků správního nebo soudního řízení sUHK;
• Jiných osob.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

UHK zpracovává jak osobní údaje poskytnuté přímo subjekty osobních údajů (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), tak další osobní údaje vytvořené činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. Zmíněné může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

• Adresní a identifikační údaje (zejména jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis);
• Popisné údaje (zejména vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti adovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, vojenská služba, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost);
• Studijní údaje (zejména záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění);
• Ekonomické/transakční údaje (zejména bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně);
• Pracovní údaje (zejména záznamy o práci a pracovních aktivitách, nadřízený pracovník, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění);
• Provozní a lokační údaje (zejména údaje z elektronických systémů vztahujících seke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů);
• Údaje o aktivitách subjektu (zejména publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách);
• Údaje o jiné osobě (zejména adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner);
• Zvláštní kategorie osobních údajů (zejména citlivé osobní údaje zachycující informaci ozdravotním stavu, členství v odborech);
  Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu pro příslušný dále uvedený účel.

Účely zpracování osobních údajů

Při naplňování svého poslání stanoveného Statutem UHK zpracovává UHK osobní údaje zejména pro následující účely.

• Vzdělávací činnost (zejména studium, výuka, přijímací řízení, výměnné pobyty, celoživotní vzdělávání, knihovní služby);
• Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost (zejména řešení projektů; pořádání odborných konferencí; Publikační a vydavatelská činnost, Habilitační a profesorská řízení);
• Administrativa a provoz organizace (zejména personalistika a mzdy, ekonomika aúčetnictví, správa majetku, provozní agendy, e-infrastruktura - výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta);
• Ochrana majetku a bezpečnost: (zejména kamerové systémy, přístupy do zabezpečených prostor, bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě);
• Komerční činnost (zejména stravovací a ubytovací služby, smluvní komerční činnost);
• Informační a propagační činnost: (weby; marketing a propagace; absolventi; příměstské tábory).

Právní důvody zpracování osobních údajů

Právním základem pro zpracování osobních údajů ve výše uvedených oblastech činností je vždy alespoň jeden z níže uvedených právních důvodů:

• Souhlas subjektu údajů – souhlas udělený pro jeden či více konkrétních účelů;
• Plnění smlouvy – zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů;
• Plnění právní povinnosti – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která sena správce vztahuje, v případě UHK se jedná o povinnosti vyplývající zejména ze zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti a další;
• Oprávněný zájem správce – který spočívá zejména v: - ochraně majetku a zamezení podvodům, - předávání osobních údajů v rámci univerzity pro vnitřní administrativní aprovozní účely, - zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací;
• Ochrana zájmů subjektu údajů – zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
• Splnění úkolu ve veřejném zájmu/při výkonu veřejné moci – zpracování je nezbytné prosplnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je UHK pověřena.

Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným skartačním řádem jsou pak zlikvidovány nebo archivovány. Osobní údaje, které UHK zpracovává se souhlasem subjektu údajů, uchovává pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

Předávání osobních údajů

Osobní údaje subjektů údajů zpracovává UHK zásadně sama. Pokud někoho dalšího UHK pověří výkonem určité činnosti, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. Takto pověřené osoby se stávají zpracovatelem osobních údajů.

Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které ho UHK pověřila. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován souhlas subjektu údajů, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis.

Za účelem naplnění zákonných povinností může UHK předat vybraná data určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Toto platí obdobně i pro případy, kdy je k předání osobních údajů udělen individuální souhlas subjektem údajů.

Práva subjektu údajů při zpracování osobních údajů

V oblasti ochrany osobních údajů má subjekt údajů garantovánu řadu práv, která může vůči UHK uplatnit prostřednictvím datové schránky UHK: k3xj9dz, e-mailu gdpr@uhk.cz, telefonního čísla + 420 493 332 534, listinnou formou na poštovní adrese UHK, tj. Rokitanského 62/26, 500 03 Hradec Králové či osobním podáním na podatelně UHK tamtéž. Před zpracováním žádosti má UHK právo a povinnost ověřit identitu žadatele. Bližší pravidla pro uplatnění práv jsou k dispozici v záložce Postup při podání žádosti týkající se ochrany osobních údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům
   Subjekt údajů má právo požadovat po UHK potvrzení, zda osobní údaje, které se subjektu údajů, jsou či nejsou UHK zpracovávány, a pokud je tomu tak, má subjekt údajů právo získat přístup ke svým osobním údajům a dalším souvisejícím informacím, kterými jsou zejména:

• účel zpracování;
• kategorie dotčených osobních údajů;
• příjemci, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny,
• doba uchování;
• existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu;
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů;
• informaci o tom, zda dochází k automatizovanému zpracování či profilování.
• Subjekt údajů má právo požadovat i kopii zpracovávaných osobních údajů. Za její opakované poskytnutí však může UHK účtovat poplatek odpovídající nákladům na zpracování a poskytnutí informace.

• Právo na přenositelnost údajů
  : Pokud je to pro subjekt  údajů vhodné z hlediska usnadnění komunikace s jiným poskytovatelem služeb, subjekt údajů má právo získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, je-li to technicky možné a může požadovat, aby UHK (tam, kde tomu nebrání zákonná překážka) předala osobní údaje předem určenému správci. Podmínkou je, aby takové zpracování bylo založeno souhlasem subjektu údajů nebo plněním smlouvy uzavřené subjektem údajů s UHK, a současně aby bylo prováděno automatizovaně.
  
• Právo na opravu osobních údajů
  : Jestliže jsou osobní údaje subjektu údajů nesprávné, nepřesné nebo došlo k jejich změně, má právo na jejich opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které tyto osobní údaje UHK zpracovává, má subjekt údajů rovněž právo na jejich doplnění.
  
• Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)
  : Subjekt údajů má právo na to, aby UHK bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají. Toto právo je omezeno zejména v případě, že UHK k řádnému plnění svých úkolů osobní údaje zpracovávat musí (plnění povinností dané zákonem).
  
• Právo na omezení zpracování osobních údajů
  : Subjekt údajů má rovněž právo na omezení zpracování osobních údajů, a to zejména tehdy, pokud se UHK bude zabývat námitkou proti zpracování osobních údajů nebo upozorněním na nepřesnost údajů.
  
• Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
  : Jestliže nám subjekt údajů udělí souhlas se zpracováním osobních údajů, má právo jej kdykoli odvolat, přičemž to samé platí i pro souhlas s použitím rodného čísla. Po odvolání souhlasu ukončíme zpracování osobních údajů, k nimž nemáme jiný právní titul než souhlas subjektu údajů.
  
• Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování: 
  V případě, že si subjekt údajů nepřeje, abychom pokračovali ve zpracování, které provádíme na základě ochrany svého oprávněného zájmu, může uplatnit tzv. námitku.Námitka by měla být odůvodněna. Mělo by z ní být zřejmé, proč se subjekt údajů domnívá, že dané zpracování nepříznivě zasahuje do jeho soukromí nebo ochrany jeho práv a právem chráněných zájmů. Následně UHK vyhodnotí, zdali je ochrana oprávněného zájmu nebo třetích osob stále silnější než dopad na subjekt údajů. To neplatí pro zpracování pro účel přímého marketingu, kde je zpracování ukončeno automaticky po obdržení námitky. Platí přitom, že i po odhlášení se z marketingové komunikace může UHK subjekt údajů kontaktovat, a to kvůli obsluze a plnění svých práv a povinností.Tam, kde je naše rozhodování zcela automatizované, a v případě, že subjekt údajů nesouhlasí s výsledkem rozhodování, má právo na lidský zásah ze strany pracovníků UHK. Pokud o to subjekt údajů požádá, pracovník UHK zajistí přezkum rozhodnutí a informuje jej o jeho výsledku. V případě, že pracovník vyhodnotí, že rozhodnutí není věcně nebo obsahově správné, zajistí jeho nápravu.V souvislosti s automatizovaným individuálním rozhodováním má subjekt údajů dále právo vyjádřit svůj názor k výsledku rozhodnutí a výsledku jeho případného přezkumu.Jestliže subjekt údajů nesouhlasí s rozhodnutím nebo s výsledkem přezkumu, má rovněž právo požadovat, aby o věci rozhodoval vedoucí pracovník pracovníka, který rozhodoval nebo který by mohl rozhodovat o přezkumu rozhodnutí. Vedoucí pracovník o věci rozhodne tak, že rozhodnutí a případně také výsledek přezkumu změní, zruší anebo potvrdí. O výsledku svého rozhodnutí bez zbytečného odkladu uvědomí subjekt údajů.
• Právo podat stížnost ÚOOÚ: 
  Pokud subjekt údajů nesouhlasí s čímkoliv ohledně zpracování osobních údajů, vždy mát právo obrátit se se žádostí, stížností či podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Pokud jste nenalezli výše veškeré odpovědi na vaše dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo potřebujete některé informace podrobněji vysvětlit, je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů Mgr. Tomáš Cvrček na e-mailu gdpr@uhk.cz nebo tel. č. + 420 493 332 534.

Tyto Informace jsou trvale zpřístupněny v elektronické podobě na internetových stránkách www.uhk.cz/GDPR nebo ve fyzické podobě u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Tyto Informace  mají obecnou povahu a použijí se, pokud jiné informace o zpracování a osobních údajů v rámci konkrétní součásti, pracoviště, akce nebo agendy UHK nestanoví jinak.

Tyto informace jsou dostupné v české a anglické verzi. Dojde-li k rozporu mezi těmito verzemi, přednost má verze česká.

Informace o zpracování osobních údajů v rámci vybraných součástí UHK lze nalézt zde:

Informačně-poradenské a kariérní centrum UHK

Univerzitní knihovna UHK

Správa vysokoškolských kolejí UHK

Tyto Informace jsou účinné od 3. 6. 2019.

Informace účinné do 3. 6. 2019 lze nalézt zde.